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Jul 29, 2023

Las mejores formas de almacenar documentos y papeles importantes en casa

Aunque el mundo se ha vuelto cada vez más digital, todavía hay muchos

Aunque el mundo se ha vuelto cada vez más digital, todavía hay muchos documentos impresos que debe tener a mano. Y si bien puede ser necesario tener artículos como actas de nacimiento, pólizas de seguro y contratos en un lugar accesible, mantenerlos seguros es igualmente esencial.

Por ejemplo, querrá evitar que sufran daños por agua, fuego u otras condiciones desastrosas. Pero también quiere evitar que caigan en las manos equivocadas.

Los siguientes métodos de protección de registros vitales y documentos cruciales tienen ventajas y características únicas. Comparar las opciones puede ayudarlo a decidir cuál se adapta mejor a sus necesidades.

Más de 340,000 hogares son dañados anualmente por incendios de estructuras en los EE. UU. Incluso si ha ocultado sus documentos importantes lejos de miradas indiscretas, no serán rival para las llamas de un incendio en una casa, el humo que los acompaña o el daño causado por el agua utilizada para apagarlos.

Una caja fuerte ignífuga puede proteger documentos difíciles de reemplazar en caso de incendio, y las mejores cajas fuertes ignífugas también ofrecen protección contra el agua.

Para elegir la mejor caja fuerte a prueba de fuego, asegúrese de que pueda bloquearla y abrirla fácilmente (mantenga una llave de repuesto en otro lugar o tenga un método alternativo para abrirla, como un teclado). También debe ser fácil de transportar si alguna vez necesita agarrarlo y listo.

Si bien es posible que desee conservar los documentos originales y valiosos en una caja fuerte a prueba de fuego, puede colocar documentos importantes pero reemplazables en un archivador que ofrece más capacidades organizativas.

La configuración de un sistema de archivo doméstico facilita la localización de documentos esenciales en unos instantes. Hacerlo también puede agilizar tareas como la declaración de impuestos.

Un archivador de construcción de acero brindará cierta protección contra los daños y los elementos, aunque es probable que no sea tan efectivo como la mejor caja fuerte a prueba de fuego.

Muchos archivadores también tienen cerraduras que brindan un elemento de seguridad en caso de robo.

Una carpeta estilo acordeón puede ser una forma efectiva a corto plazo de organizar y almacenar documentos importantes. Aunque brindan poca protección contra robos o daños, simplifican el papeleo de categorización y son portátiles.

Considere usar una carpeta de archivos expandible si está de viaje y necesita llevar registros con usted, por ejemplo, o tiene que mostrar los documentos originales a un funcionario, como cuando solicita una licencia.

Cubrirlos con protectores de página de plástico transparente protege contra derrames, rasgaduras u otros percances. Pero, por supuesto, querrá mover los documentos valiosos a un lugar más seguro lo antes posible.

Si no necesita el documento original, o si desea guardar el archivo original y tener un duplicado disponible, considere crear una copia digital y cargarla en una ubicación segura.

Muchos teléfonos inteligentes pueden convertir fotos en archivos de documentos (o tienen aplicaciones disponibles para crear archivos PDF a partir de imágenes). Alternativamente, puede utilizar un escáner de documentos.

Hay varias formas de almacenar estos documentos. Por ejemplo, puede guardarlos en la nube con un servicio que proporcione cifrado de extremo a extremo. O bien, escríbalos en una fuente externa, como un disco duro externo o una memoria USB.

Si no necesita guardar documentos críticos en su hogar, puede considerar almacenarlos en un banco.

Cuando arrienda una caja de seguridad, tiene la tranquilidad de saber que su documentación está altamente protegida pero accesible para usted o los miembros de su familia. También puede asegurar el contenido de la caja si lo desea.

Tómese el tiempo para compartir información sobre qué documentos ha almacenado, dónde los guarda y cómo se puede acceder a ellos con personas importantes en su vida. Por ejemplo, es posible que desee que sus hijos adultos sepan dónde encontrar su testamento y su póliza de seguro de vida.

Es una buena idea auditar los documentos que tienes guardados en casa una vez al año. Algunos documentos que debe conservar toda su vida, que incluyen:

Otros documentos se pueden desechar cada siete años (como los documentos de respaldo de los impuestos), cada año (como los extractos bancarios o los talones de pago) e incluso cada mes (como las facturas de servicios públicos).

Cuando se deshaga de estos artículos, asegúrese de triturarlos para mantenerse a salvo del robo de identidad.

Tricia es una escritora y editora profesional que vive en el norte de Texas con su familia y un perro apestoso. Es una aspirante a solucionadora de problemas, experta en comida chatarra, practicante profesional de café, gurú web y comunicadora general. Aprende más.

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